Omgaan met privacy

Op het moment dat u als ouder besluit om uw kind naar de opvang te brengen zal u ook een stukje van uw privacy gaan prijsgeven. Op onze groep wordt gevraagd om een kindgegevensformulier in te vullen waarop bepaalde privégegevens genoteerd worden. Als het kind wat ouder is, zal het misschien meer gaan vertellen wat er thuis allemaal speelt tegen de pedagogisch medewerkers op de groep. De opvang vindt het belangrijk dat iedereen die met privacygevoelig materiaal wordt geconfronteerd zich hiervan bewust is en daar ook op een adequate manier mee om kan gaan. Om voor iedereen duidelijk te maken hoe er op de Lieve Schoot om wordt gegaan met privacygevoelige gegevens van ouders, kinderen en medewerkers is dit protocol opgesteld.

Privacygevoelig materiaal binnen de opvang is:

  • Kindgegevensformulier van de kinderen
  • Rapportages m.b.t. de kinderen
  • Schriftjes van kinderen
  • Verslagen  van teamvergaderingen
  • Inschrijfformulieren
  • Verslagen van stagiaires
  • Softwareprogramma.

Privacy van ouders binnen de planning en financiële administratie
Het inschrijfformulier komt binnen bij de planning. De persoonlijke gegevens van de ouders worden ingevoerd in softwareprogramma (Kidsadmin), dit programma is beschermd d.m.v. een wachtwoord. De medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun functie. De inschrijfformulieren worden niet onbeheerd achtergelaten op een bureau. Eventuele betalingsachterstanden worden alleen besproken met de directie.

Privacy van kinderen en ouders binnen het team
Onder het team verstaat de opvang de pedagogisch medewerkers van een bepaalde groep. Door het intake- en kennismakingsgesprek krijgt een pedagogisch medewerker veel informatie van ouders. Deze medewerker zorgt ervoor dat de relevante informatie kenbaar wordt gemaakt aan de overige pedagogisch medewerker maar verder niet. Er wordt nooit informatie mee naar huis genomen. Naarmate de ouder vaker komt, krijgen de pedagogisch medewerker ook een indruk van het gezin en horen ze meer privézaken. De opvang geeft pedagogisch medewerker het vertrouwen dat zij niet praten over ouders en/of kinderen als het niet functioneel is.

Er wordt ook niet over andere ouders of kinderen gepraat waar andere ouders bij zijn. Kinderen horen meer dan we denken. Er wordt wel van uitgegaan dat de pedagogisch medewerker elkaar informeren over de laatste  ontwikkelingen. Kakelkets een leuke tips worden wel met elkaar besproken. Alledaagse privacygevoelige zaken dan worden deze genoteerd en bewaard in een dossier in een af te sluiten kast. In deze gevallen wordt dan altijd de directie op de hoogte gesteld. Wordt een situatie van een kind of ouder besproken in een teamoverleg dan wordt er door geen enkele medewerker een waardeoordeel uitgesproken en wordt de situatie altijd vanuit  een zakelijke kant benaderd. Van elk teamoverleg wordt er een notulen opgesteld. Belastende zaken over de desbetreffende ouder  of het desbetreffende kind worden hierin niet opgeschreven en er worden zo min mogelijk volledige namen genoteerd. Ook alle notulen worden in een afgesloten kast bewaard.

Privacy van kinderen en ouders naar derden
Het kan voorkomen dat personen of instanties met vragen over een kind komen. Dat lijkt vaak onschuldig, maar de opvang vindt dat je een ouder kunt kwetsen door informatie aan derden te geven. Over de telefoon wordt nooit informatie gegeven aan mensen die de pedagogisch medewerker niet kennen. Daarnaast wordt er altijd aan de ouder gemeld dat er door een bepaald persoon naar het kind gevraagd is.

Namen, adressen en telefoonnummers van ouders worden niet aan andere ouders gegeven tenzij de desbetreffende ouder er  toestemming voor heeft gegeven. Het kan voorkomen dat een kind onder behandeling staat bij een externe instantie. De specialist die aan deze instantie is verbonden kan bij de opvang om informatie over dat kind vragen. De opvang geeft deze informatie niet tenzij de ouders daar toestemming voor hebben gegeven.

Informatie over personeelsleden
Naast de privacy van ouders en kinderen wil de opvang ook de privacy van de medewerkers waarborgen. Ook over personeelsleden wordt geen privé-informatie aan derden (o.a. ouders) verspreid. Allerlei informatie dient zorgvuldig behandeld te worden en mag niet besproken worden waar ouders bij zijn.

 



bottom